De Werkkostenregeling (WKR) is een fiscale regeling in Nederland die werkgevers de mogelijkheid biedt om onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan hun werknemers te doen, zoals een telefoon van de zaak, kerstpakketten of personeelsuitjes. De WKR bepaalt hoeveel van deze kosten belastingvrij mogen worden uitgegeven.

De WKR werkt met een vrije ruimte waarin werkgevers bepaalde vergoedingen en verstrekkingen onbelast kunnen geven aan werknemers. Uitgaven die boven deze vrije ruimte komen, worden belast met een eindheffing. Hier is een overzicht van de belangrijkste elementen van de WKR: 

De vrije ruimte is het bedrag dat een werkgever belastingvrij mag vergoeden of verstrekken. Deze wordt berekend als een percentage van de loonsom van alle werknemers binnen een bedrijf.

Voor 2024 geldt:

• 1,92% van de fiscale loonsom tot en met € 400.000.
• 1,18% van de loonsom boven de € 400.000.

Dit betekent dat de totale fiscale loonsom (het bruto loon van alle werknemers) wordt gebruikt om de vrije ruimte te berekenen.

Binnen de vrije ruimte kun je onbelast zaken vergoeden of verstrekken, zoals:

• Kerstpakketten
• Personeelsuitjes
• Abonnementen op tijdschriften
• Werkgerelateerde gadgets (onder bepaalde voorwaarden)
• Reiskosten boven het fiscaal toegestane maximum

Het maakt niet uit of de vergoedingen of verstrekkingen in geld of natura zijn, zolang ze binnen de vrije ruimte blijven, blijven ze onbelast.

 Als de werkgever de vrije ruimte overschrijdt, betaalt hij eindheffing van 80% over het bedrag dat boven de vrije ruimte uitkomt. Dit is een aanzienlijke heffing, waardoor het belangrijk is om de kosten goed te monitoren. 

Naast de vrije ruimte zijn er ook specifieke kosten die niet ten laste komen van de vrije ruimte, omdat ze onder de zogeheten gerichte vrijstellingen vallen. Deze vergoedingen zijn dus sowieso onbelast. Enkele voorbeelden van gerichte vrijstellingen zijn:

• Reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer (tot € 0,21 per kilometer).
• Kosten voor cursussen, opleidingen en trainingen die verband houden met het werk.
• Maaltijden tijdens een dienstreis.
• Gereedschappen en ICT-middelen die nodig zijn voor het werk, zoals een laptop of smartphone.

Sommige vergoedingen en verstrekkingen worden gewaardeerd op nihil, wat betekent dat ze niet meetellen voor de vrije ruimte. Voorbeelden van nihilwaarderingen zijn:

• Koffie, thee en fruit op de werkplek.
• Het ter beschikking stellen van een werkplek, zoals een kantoorruimte.
• Bedrijfskleding die niet buiten het werk gedragen kan worden (bijvoorbeeld uniformen).

Een belangrijke voorwaarde binnen de WKR is de gebruikelijkheidstoets. Dit betekent dat vergoedingen en verstrekkingen niet “onredelijk hoog” mogen zijn. Vergoedingen of verstrekkingen zijn gebruikelijk als ze in de regel niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare situaties gebruikelijk is. Dit voorkomt dat werkgevers onredelijk grote beloningen belastingvrij proberen te verstrekken.

Voorbeeld van de Werkkostenregeling in de praktijk:

Stel dat een bedrijf een loonsom heeft van € 500.000. De vrije ruimte wordt dan als volgt berekend:

• 1,92% van de eerste € 400.000 = € 7.680
• 1,18% van de resterende € 100.000 = € 1.180
• Totale vrije ruimte = € 7.680 + € 1.180 = € 8.860

Als de werkgever in dat jaar voor € 8.000 aan vergoedingen en verstrekkingen binnen de WKR geeft, blijft dit binnen de vrije ruimte en is dit onbelast. Als de werkgever echter € 10.000 uitgeeft, is er een overschrijding van € 1.140 (€ 10.000 - € 8.860), en over dit bedrag betaalt hij 80% eindheffing. Dit komt neer op een heffing van € 912.

 Een goede administratie is cruciaal voor het correct toepassen van de WKR. Werkgevers moeten goed bijhouden welke vergoedingen en verstrekkingen onder de vrije ruimte vallen en wanneer de vrije ruimte wordt overschreden. 

• Vrije ruimte: 1,92% van de eerste € 400.000 van de loonsom en 1,18% boven dat bedrag.
• Eindheffing: 80% over vergoedingen die boven de vrije ruimte uitkomen.
• Gerichte vrijstellingen: Onbelaste vergoedingen voor o.a. reiskosten en opleidingen.
• Gebruikelijkheidstoets: Vergoedingen mogen niet onredelijk hoog zijn.